Donotclose
Banyak pelaku usaha menunda sertifikasi halal karena membayangkan prosesnya rumit HATEC Edu. Sebenarnya, jika dilihat sebagai rangkaian tahap, alurnya cukup mudah dipahami.
Tahap 1: Persiapan internal
Sebelum membuka sistem pendaftaran, rapikan dulu daftar produk, daftar bahan, nama pemasok, dan gambaran proses produksi. Tunjuk juga penyelia halal yang akan bertanggung jawab menjaga konsistensi di lapangan. Persiapan yang matang menghemat banyak waktu di tahap berikutnya.
Tahap 2: Mengajukan permohonan
Permohonan diajukan secara daring melalui sistem resmi BPJPH. Pada tahap ini Anda mengunggah data usaha, data produk, bahan, proses, dan dokumen pendukung. Ketelitian sangat penting, sebab data yang tidak konsisten sering menjadi penyebab pengajuan dikembalikan.
Tahap 3: Pemeriksaan kelengkapan dokumen
BPJPH memeriksa apakah dokumen yang diajukan sudah lengkap dan sesuai. Bila ada kekurangan, pelaku usaha diminta melengkapinya. Setelah dinyatakan lengkap, proses berlanjut ke lembaga pemeriksa.
Tahap 4: Pemeriksaan oleh Lembaga Pemeriksa Halal (LPH)
Auditor halal dari LPH memeriksa dan, bila diperlukan, menguji produk serta menilai penerapan sistem jaminan halal di tempat produksi. Auditor akan melihat bahan, alur kerja, fasilitas, dokumen, dan wawancara dengan tim. Sikap terbuka dan catatan yang tertib akan sangat membantu.
Tahap 5: Penetapan kehalalan
Hasil pemeriksaan dibawa ke sidang Komite Fatwa Produk Halal untuk ditetapkan status kehalalannya. Jika ada hal yang perlu diperbaiki, pelaku usaha diberi kesempatan melakukan tindak lanjut.
Tahap 6: Terbitnya sertifikat
Setelah kehalalan ditetapkan, BPJPH menerbitkan sertifikat halal. Sertifikat ini berlaku untuk jangka waktu tertentu, sehingga perpanjangan perlu direncanakan sebelum masa berlakunya habis. Setelah terbit, produk dapat mencantumkan label halal sesuai ketentuan.
Setelah sertifikat di tangan
Sertifikat bukan garis akhir. Pelaku usaha tetap wajib menjaga konsistensi bahan dan proses. Mengganti pemasok atau resep tanpa menelaah kehalalannya dapat menimbulkan masalah di kemudian hari.
Tips agar lebih lancar
Faktor yang memengaruhi lamanya proses
Lama proses sertifikasi berbeda-beda untuk setiap usaha. Kelengkapan dokumen, jumlah produk dan bahan, kerumitan proses produksi, serta kesiapan fasilitas untuk diaudit sangat menentukan. Usaha dengan satu jenis produk dan bahan yang sederhana umumnya melewati tahapan lebih cepat dibanding usaha dengan puluhan menu dan banyak pemasok. Karena itu, jangan membandingkan perjalanan Anda dengan pengalaman usaha lain tanpa melihat konteksnya.
Kesalahan yang memperlambat pengajuan
Beberapa kesalahan muncul berulang kali. Nama produk di formulir berbeda dengan nama di kemasan. Bahan yang tercantum tidak lengkap karena ada bahan penolong yang terlupa. Dokumen pendukung bahan sudah kedaluwarsa. Penyelia halal tidak dapat dihubungi saat auditor datang. Setiap kesalahan tersebut bisa memicu permintaan perbaikan yang menambah waktu.
Daftar periksa sebelum menekan tombol ajukan
1. Nama dan jenis produk sudah sama di semua dokumen.
2. Seluruh bahan, termasuk bahan penolong, sudah masuk daftar.
3. Dokumen bahan masih berlaku dan terbaca jelas.
4. Alur produksi menggambarkan kondisi sebenarnya.
5. Penyelia halal siap menerima komunikasi dari pihak terkait.
Menghadapi hari audit
Hari audit sebaiknya tidak dihadapi dengan tegang. Siapkan ruang yang rapi, dokumen yang mudah diambil, dan tim yang tahu perannya masing-masing. Jawablah pertanyaan auditor dengan jujur dan apa adanya. Jika ada hal yang belum Anda ketahui, katakan dengan terbuka dan sampaikan bahwa Anda akan menindaklanjutinya. Sikap seperti ini lebih dihargai dibanding jawaban yang dibuat-buat.
Setelah audit, catat semua masukan dan segera tindak lanjuti. Respons yang cepat dan terdokumentasi membantu proses berjalan mulus ke tahap penetapan kehalalan.
Merencanakan perpanjangan sejak dini
Masa berlaku sertifikat tidak berlangsung selamanya. Catat tanggal berakhirnya di kalender perusahaan, lalu tetapkan pengingat beberapa bulan sebelumnya. Dengan perencanaan dini, Anda sempat memperbarui dokumen, meninjau perubahan bahan selama masa berlaku, dan menyiapkan diri tanpa terburu-buru. Usaha yang lalai memperpanjang bisa menghadapi jeda yang merugikan penjualan.
Gunakan satu orang penanggung jawab dokumen, simpan arsip bahan secara rapi, dan jangan menebak jika ragu pada status suatu bahan. Bertanyalah kepada pihak yang berwenang atau ikuti pelatihan yang membahas alur ini langkah demi langkah, seperti kelas daring di IHATEC E-Learning.
